donderdag 10 december 2009

Het einde in zicht?

Vandaag is het dan zo ver. Na een aantal weken intensief schrijven, is de conceptrapportage over de pilot naar de stuurgroep verzonden. Zij gaan hier op studeren. Op 15 december zullen de stuurgroepleden het rapport gezamenlijk bespreken waarna wij de punten op de i zullen zetten. Daarna is het de beurt aan de opdrachtgever. Het Convent zal zich in januari kritisch buigen over de aanbevelingen en zal besluiten: hoe nu verder? Die vraag hebben wij ons natuurlijk al gesteld, want de pilot mag dan fysiek vrijwel afgerond zijn, we hebben nog genoeg te doen. Wat dacht u van een post pilot programma? Een PPP dat bij uw instelling langskomt om de ervaringen live toe te lichten? Wij zijn er mee bezig. Maar voor vandaag is ons werk voorlopig  klaar.

maandag 2 november 2009

De organisatie en de processen

We hebben inmiddels de eerste concepthoofdstukken besproken van het evaluatierapport. We komen langzaam op gang. Het is lastig om dicht bij de pilot te blijven. Veel bevindingen raken aan fundamentele zaken: wat is digitaal archiveren? Is mijn organisatie klaar om te werken met een digitaal depot? Wil ik als organisatie alles zelf blijven doen of besteed ik taken uit aan andere partijen? Het blijkt dat het managen van de (digitale) archiveringsprocessen nog het makkelijkste is. Strikt genomen veranderden die processen niet en moet onze aandacht uitgaan naar de veranderde activiteiten binnen een proces. Bij nieuwe activiteiten horen ook nieuwe competenties. Een ander evaluatieonderdeel betreft het managen van mensen. Wat moet de digitale archivaris kunnen? Hetzelfde als de analoge archivaris? We weten in ieder geval dat we de aankomende jaren beide experts nodig hebben, want het wordt papier én digitaal en zeker geen papier of digitaal. Als afgeleide van de pilot is er ook ander nieuws: in afwachting van de aanstaande nieuwe release van de PLATO tool, zullen enkele RHC’s deelnemen aan PLANETS casestudies. Ook op dat vlak kunnen we dus resultaten verwachten. Hoe dan ook: het zijn drukke dagen.

vrijdag 16 oktober 2009

Vergaderen en dan... schrijven!

Tijdens het testen lijkt alles heel helder: je weet wat je moet doen want er ligt een testscript voor je neus. Bovendien kun je pragmatisch aan het werk gaan. Het verwerken van bevindingen in een evaluatie is een stuk zwaarder: welke structuur kiezen we? Na een pittig overleg lijken de kaders duidelijk. De oorspronkelijke doelstellingen van de pilot kennen we:
  1. aantonen dat deze vorm van dienstverlening van het Nationaal Archief aan RHC’s technisch en organisatorisch mogelijk is;
  2. duidelijkheid krijgen over de noodzakelijke randvoorwaarden, zoals taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
  3. duidelijkheid krijgen over de consequenties, zoals benodigde middelen, techniek, capaciteit en competenties;
  4. het creëren van inzicht en draagvlak bij RHC’s op het gebied van nieuwe, digitale vakmethodieken.
In de evaluatie pakken we deze doelstellingen aan via de INK aandachtsgebieden. Binnen elk van deze vlakken kijken we naar de gewenste situatie bij een RHC: welke criteria stellen we en wat is het verwachtingspatroon? De testbevindingen geven ons de mogelijkheid om een match te maken tussen Digitaal Depot en de verwachtingen en eisen van RHC’s. Op basis van die match zullen we in het evaluatierapport schetsen welke maatregelen er genomen zouden moeten worden om aan te kunnen sluiten op een Digitaal Depot.

De structuur van het rapport staat dus, maar nu de inhoud nog.

dinsdag 13 oktober 2009

Ketelaarlezing 2009 en het beheer van digitaal archief

Op 8 oktober 2009 werd de 7e Ketelaarlezing verzorgd door Martin Berendse, directeur van het Nationaal Archief en algemeen rijksarchivaris. Tijdens de lezing die als titel had Het Archief als Open Source. Over het recht op informatie, openbaarheid van bestuur en digitale toegankelijkheid ging hij onder andere in op het beheervraagstuk van archieven en sprak hij over de voordelen die samenwerking op het gebied van digitale archivering kan hebben. Iets waar wij ons tijdens de pilot op operationeel niveau nadrukkelijk over gebogen hebben. De lezing is samengevat op de website van het Nationaal Archief, maar is integraal te horen en te zien op YouTube. In deel 4 van de lezing gaat Berendse in op het beheervraagstuk.

maandag 12 oktober 2009

Evaluatiebijeenkomst en discussie

De drie deelnemende pilot RHC’s kwamen ’s middags bij elkaar om de bevindingen over de testcyclus met de Digitaal Depot software door te nemen.

Met ons allen deelden we het gevoel dat het mooi is dat de software beschikbaar is voor RHC’s en andere archiefinstellingen maar dat de applicatie in zijn huidige vorm nog niet aansluit op onze werkprocessen. De processen en benadering vanuit het Nationaal Archief verlopen hier en daar anders dan bij kleinere archieforganisaties.

Eigenlijk is de conclusie dat hoe meer we als RHC’s ermee bezig zijn en al testend ‘met de voeten in de klei’ staan er nieuwe relevante vragen ontstaan. Bijvoorbeeld: Welke metadata worden waar opgeslagen? Bij de opname wordt het digitale archief met metadata opgeslagen in het Digitale Depot. Duurzaam en ‘in steen gehouwen’. Als je na overbrenging je toegang nog wil verbeteren, doe je dat nu met een beheerapplicatie, als MAIS-Flexis of Atlantis. Waar beheer je dan de geactualiseerde metadata? Welk systeem is leidend?

Door het testen van de digitaal depotsoftware maken we kennis met het verschijnsel ‘general agreement’ met zorgdragers: een soort mantelovereenkomst voor overbrenging, aangevuld door ‘transfer schedules’. Gaan wij als RHC’s ook zo werken?
Hoe dan ook was de door het Nationaal Archief geboden ondersteuning tijdens het testen met een helpdesk en begeleiding prima en daar hebben we ook regelmatig gebruik van gemaakt.

Komende weken werken we hard verder aan de eindevaluatie.

maandag 5 oktober 2009

Planning voor de evaluatie

Nu de testcycli zijn afgerond is het tijd om de evaluatie invulling te geven. Er moet nog veel gebeuren en er moet nog veel besproken worden. In ieder geval is de planning gemaakt en zijn de kaders gesteld. Tot november wordt het hard werken voor het kernteam. Medio januari 2010 zal het evaluatierapport moeten worden opgeleverd aan het convent.

dinsdag 8 september 2009

De dag van het Digitaal Depot 8 september 2009

Op 8 september organiseerde het pilot team Digitaal Depot voor het Convent van directeuren RHC’s de dagvan het Digitaal Depot in Utrecht. Het doel was het creëren van een gemeenschappelijke kennis basis voor de ambitie die door het Convent is neergelegd in het visiedocument . De wens is om over vijf jaar een landelijke e-depot voorziening te hebben voor algemeen gebruik.

De uitdaging
Marco de Niet van Digitaal Erfgoed Nederland was de dagvoorzitter en opende met het citaat uit het Visiedocument van de KVAN-Brain: ‘Zonder digitaal depot is er geen archief’. Een krachtige opening, maar geheel in lijn met de visie van het Convent. Vervolgens constateert hij dat men die visie graag wil realiseren maar dat er twijfel en onduidelijkheid lijkt te zijn over het hoe nu verder. De uitdaging van vandaag is om als bestuurders en inhoudelijke deskundigen, kennis op te doen en door onderlinge uitwisseling van kennis en ideeën, nieuwe kansen te zien voor zijn of haar organisatie.

Mythes en feiten
Na Marco is het woord aan Jeroen van Oss van Het Utrechts Archief. Jeroen vertelt over het wat, waarom en hoe van een digitaal depot. Zo is er een gemeenschappelijk startpunt voor de twee workshops die volgen en kan verder op de materie worden ingegaan. Eerst is er aandacht voor de mythes en feiten rondom het Digitaal Depot. Er leven volgens Jeroen veel misverstanden. Je hoort wel eens zeggen:
‘Het digitale materiaal komt pas over twintig jaar op ons af, dus we hebben nog wel even de tijd’.
‘De informatie is ook beschikbaar op papier, het is in ieder geval bewaard’.
‘Als de opslag van digitaal materiaal echt een probleem wordt, dan laten we het toch gewoon bij de archiefvormer en leggen een lijntje naar het archief’.

Archief projectbureau Leidsche Rijn illustreert noodzaak digitaal depot
Om de noodzaak voor archiefinstellingen te illustreren, toont Jeroen beelden van het archief van het projectbureau Leidsche Rijn. Dit digitale archief is in de pilot als test case gebruikt. Er zijn beelden te zien van digitale mappen met daarin weer mapjes en nog meer mapjes. Het archief staat bol van de bestanden met een keur aan bestandsformaten. Een enkele poging tijdens de presentatie om een willekeurig bestand met een willekeurige naam te openen, strandt al meteen op het ontbreken van de juiste software. De logische reactie uit de zaal is: ‘Maar zo komt digitaal materiaal bij ons de deur niet in! De urgentie is helder.

In de pilot is inmiddels nagedacht over de kwaliteitscriteria voor selectie, opname, beheer en beschikbaarstelling van digitale archieven. Het hanteren van dergelijke criteria vraagt vervolgens weer om actief beheer en onderhoud van de fysieke en logische archiveringsprocessen.

Dit zijn allemaal zaken waar je als organisatie zelf of in samenwerking met collega organisaties mee aan de slag moet wil je op tijd een goed antwoord hebben wanneer digitaal materiaal wordt aangeboden.

De vraag waarom een digitaal depot zo noodzakelijk is wordt vervolgens kort en kernachtig beantwoord. Het warme, levende archief van nu is het digitale archief. Denk aan outlook, netwerkschrijven etc. Papieren archief leidt nu eigenlijk al een kwijnend bestaan. Een hybride archief binnen krijgen is vandaag de dag al een realistisch gegeven. De testcases bewijzen dit.

Digitaal depot alleen is niet voldoende
Een andere belangrijke constatering is, dat je als archief met een digitaal depot slechts een schakel in de keten in handen hebt. Een andere schakel is de ICT industrie. En ook archiefvormers zijn een zeer bepalende schakel. Zij maken de keuze voor bestandsformaten, zij voegen metadata toe. Met deze schakel,de archiefvormer staat of valt dus,zo blijkt, de uiteindelijke leesbaarheid van archieven. Alleen een digitaal depot is niet de oplossing blijkt uit het verhaal van Jeroen. En de applicatie van het NA of welke applicatie dan ook is zeker geen panacee. De applicatie staat slechts voor een deel van je archiveringsprocessen en is slechts een deel van je archiveringssysteem. Mensen, middelen, procedures en methoden moeten ook worden aangepakt.

De workshops
Om een beeld te krijgen van digitale archivering gaan de deelnemers in twee inspirerende workshops gezamenlijk aan de slag met een aantal cases. In de eerste workshop is er aandacht voor de processen en keuzes die met het digitaal depot samenhangen.

In de tweede workshop wordt gefocust op de vertaalslag naar de eigen organisaties. Is een naadloze overgang mogelijk of vraagt het hebben van een fysiek en een digitaal archief om een herziening van de organisatie?

Processen en keuzes maken
Een algemene constatering naar aanleiding van de eerste opdracht is, dat het belangrijk is om te focussen op de keuzes die binnen handbereik liggen. Naar aanleiding van de vraag, welke eisen een RHC stelt aan de digitale archieven die binnenkomen (selectie, metadata, bestandsformaten) zijn geen harde uitspraken gedaan. Wel is het duidelijk dat de algemene opinie is, dat je als RHC de archiefvraag wilt beïnvloeden door proactief te acteren. Er wordt geopperd om een archief trendwatcher in te zetten, waardoor je een stap vooruit kunt maken in het relatiebeheer richting zorgdragers en op privaatgebied beter kunt adviseren.

Een andere constatering is, dat geleerd kan worden van gemeentearchieven (die geen RHC zijn). Dit zijn kleinere organisaties, die daardoor sneller kennis kunnen opbouwen. Een vraag tijdens de workshop is ook wat doe je zelf als organisatie, wat doe je samen met partners of leveranciers en welke activiteiten besteed je uit?

Een belangrijk gegeven blijkt te zijn dat ook al besteed je uit, je moet altijd de regie voeren, dus je hebt kennis, mensen en middelen nodig. Dit wordt duidelijk uitgetekend in op basis van het INK model. In dit model, een vereenvoudiging van de werkelijkheid, is aangegeven welke activiteiten je zelf zou moeten doen, wat kan worden uitbesteed en waar je samenwerking zoekt.

Vertaalslag naar de eigen organisatie
Hoe kunnen al die processen nu het beste belegd worden in de eigen organisatie? Op basis van het INK model wordt in de workshop door de verschillende groepen naar een antwoord gezocht. Wat is al goed belegd in de verschillende organisatie en wat zijn verbeterpunten? Welke activiteiten kun of wil je niet meer doen vanwege digitaal depot? Het lastigste van dit proces is dat oud en nieuw naast elkaar staan. Het is daarom belangrijk om naar je stakeholders goed te communiceren dat je een lastige taak hebt. Fysiek en digitaal archief naast elkaar en financiën die vooral vast zitten in depot en in personeel. Belangrijke stakeholders zijn de eigen medewerkers. Zij zich bewust worden van het onderwerp en de veranderingen die het met zich meebrengt. Een middel wat hiervoor is ontwikkeld is bijvoorbeeld 23-archiefdingen een trainingsprogramma dat nu bij drie archiefinstellingen, waaronder het Nationaal Archief, als pilot draait.

Het idee is, dat als je iets neerzet wat interessant is voor je klanten, tegelijkertijd ook de interesse van de medewerkers wordt gewekt. Jeroen voegt hier aan toe, dat niet digitaal het doel is, maar het product voor het publiek. En voor dat doel heb je een passend instrumentarium nodig.

Het antwoord op de vraag of de aanwezigen problemen verwachten met het beleggen van verantwoordelijkheden binnen de eigen organisaties is negatief. De RHC’s zijn relatief kleine organisaties wat het voordeel heeft dat ze wendbaar zijn. De verwachting is dat in de toekomst het verschil tussen de voor- en achterkant van de organisatie veel diffuser wordt. Achter de schermen heb je iets paraat wat naar een front office gaat die je niet meer 100% controleert, omdat je veel meer vraaggestuurd werkt. Daarnaast is de verwachting dat het toenemend digitaal bezoek het studiezaal bezoek uitfaseert. Dat is nu al een algemeen aanvaard feit.

Tot slot
Aan het eind van de middag geven de vertegenwoordigers van de deelnemende RHC’s nog even kort hun mening over de dag. In het algemeen is de conclusie dat het een nuttige verhelderende bijeenkomst was, dat het goed zou zijn om hier een vervolg aan te geven om zo ook de directeuren die nu niet aanwezig waren de kans te geven om aan te haken.



Enige reacties van de aanwezigen over de Dag van het Digitaal Depot:
• Samen van ’t e-depot NA een e-depot maken dat van allemaal is. De insteek van vandaag is zeker voor herhaling vatbaar.
• Het was een mooie mix van strategie en praktijk. Het biedt aanknopingspunten voor de realisatie van de nationale infrastructuur. Het is vooral een kwestie van samen, en dit soort bijeenkomsten helpen dan heel erg mee!
• Eerste deel een goede praktische insteek van wat we kunnen verwachten. Uit het tweede deel blijkt dat er nog een lange weg te gaan is qua personeel en geld.
• Het is een lange weg ingrijpend voor de organisatie. Het idee was we volgen, maar ik heb nu meegenomen dat bijvoorbeeld proactief acquireren belangrijk is.
• In dit gremium is veel draagvlak voor de realisatie van een digitaal depot, maar het is wel goed om andere binnen de organisatie ook te laten meedenken en hiervoor te enthousiasmeren. Hieroor kon ik over e-depot op macro niveau meepraten maar kan ik het zelf meer handen en voeten geven. Ik praat er graag over door!
• Dit maak ’t veel tastbaarder. Er is veel geroepen samen, samen, samen. Hier moeten we wat meedoen in werkgroepen en daar wil Zeeland graag een rol in spelen.
• Nuttig, goed gespard. Veel geleerd.
• Prima bijeenkomst, moeten we vaker doen. Ook binnen de eigen organisatie! Samen naar een digitaal depot, maar ook samen kijken naar een onderwerp als Preservation.
• Goed opgelet of ’t tastbaarder is geworden en dat lijkt geslaagd. Ik hoop dat de directeuren die hier niet waren via hun medewerkers de boodschap over gebracht krijgen: ‘we moeten en kunnen hier iets mee’. Ik hoop dat we naar een strategische/praktische agenda kunnen.

vrijdag 4 september 2009

Testsessie 3: Goede, geordende en toegankelijke staat

dinsdag 1 september (groep 1) en donderdag 3 september 2009 (groep 2)

In deze sessie onderzochten we eerst de eisen die we aan de goede, geordende en toegankelijke staat van het testarchief zouden stellen. We keken naar de aangeleverde metadata, de diverse bestandsformaten die voorkwamen etc. Is het mogelijk om in deze fase al rekening te houden met de wijze waarop je de documenten voor het publiek toegankelijk zou willen maken?

Growing up in Public had de door hen aangeleverde digitale bestanden zelf al ingedeeld in mappen. De hoofdstructuur was voor een theatergroep heel herkenbaar: iedere produktie had een eigen map. In de produktie-mappen zaten vrijwel altijd een aantal standaard-bestanden. In de eerste plaats een Excel-sheet met metadata rond de produktie: naam, auteur, rollen en acteurs, datum en plaats van de première en het aantal gespeelde voorstellingen. Daarnaast een affiche (vermoedelijk de oudste gescand, de nieuwste wellicht digitaal aangeleverd door de drukker) en het script. Hoe recenter de produktie, hoe meer foto's (in een eigen sub-map) aanwezig waren, de digitaal gemaakte makkelijk herkenbaar aan de bestandsnamen en meestal voorzien van de in de foto opgeslagen metadata (EXIF-gegevens). Daarnaast waren er een aantal "algemene mappen" met bijvoorbeeld foto's en gegevens van de leden van de theatergroep, ook weer per persoon uitgesplitst in mappen.

Ter voorbereiding werden de volgende documenten bestudeerd:
Beschrijven van digitaal archief op de website van het Expertisecentrum Digitale archivering in/voor Vlaamse instellingen en diensten (eDAVID)
• NEN-ISO 23081-1 en -2, Metadatastandaard

In de tweede helft van de sessie doorliepen we de volgende fasen van het testscenario. Vanuit de reeds vastgelegde gegevens rond de zorgdrager en de archiefvormer legden we nu de gegevens van de eerste aanwinst vast.

vrijdag 28 augustus 2009

Testsessie 2: Afspraken met archiefvormer

dinsdag 25 augustus (groep 1) en donderdag 27 augustus 2009 (groep 2)

In testsessie 2 bekeken we eerst welke afspraken we met de archiefvormer moeten maken, als archiefdienst, om het archief goed te kunnen beheren. We keken welke stappen er nodig zijn om de overbrenging goed te laten verlopen.

Growing up in Public leverde een in principe redelijk gestructureerd geheel aan, maar achteraf gezien hadden we daarin nog wel enkele verbeteringen willen doorvoeren.

Beide groepen vroegen zich af of je achteraf in de ordening van de aangeleverde mappenstructuur wijzigingen mag aanbrengen, voordat je aan een "ingest" begint. Geldt hier ook: wat we op papier doen, kan dus digitaal ook? Of wordt met herordening van mappenstructuren ook de authenticiteit van de daarin opgeborgen documenten aangetast?

Ter voorbereiding werde de volgende documenten bestudeerd:
Overdracht van digitale informatie door de archiefvormer: het
Submission Information Package (SIP)
op de website van het E-depot van het Gemeentearchief Rotterdam
Digitale containers voor het digitaal archiefdepot op de website van het Expertisecentrum Digitale archivering in/voor Vlaamse instellingen en diensten (eDAVID)
• ISO 14721 Reference model for an open archival information system (OAIS) met name H 4
• Functioneel ontwerp digitaal depot Nationaal Archief

In de tweede helft van de sessie gingen we verder met het testscenario waar we bij de voorgaande testsessie waren gebleven. We voerden een complete "ingest" uit, inclusief het ophalen van metadata.

vrijdag 21 augustus 2009

Testsessie 1: Geschiktheid voor overbrenging

dinsdag 18 augustus (groep 1) en donderdag 20 augustus 2009 (groep 2)

Tijdens de eerste sessie was de opdracht het digitale testarchief te bekijken en te onderzoeken of het geschikt was voor overbrenging. De door de archiefvormers aangeleverde bestanden stonden op een server van Het Utrechts Archief. We konden die bekijken via de Windows-verkenner.

Daarna werd in testsessie 1 het eerste deel van het testscenario doorlopen. Hierin vraagt de applicatie om eerst de gegevens vast te leggen van een zorgdrager. Uitgangspunt daarbij is dat met een zorgdrager eenmalig een raamovereenkomst wordt gesloten, op grond waarvan daarna meerdere overdrachten kunnen volgen.

dinsdag 18 augustus 2009

Testarchief 2: Theatergroep Growing up in Public

Toen de Utrechtse theatergroep "Growing up in Public" in juni 2009 werd opgeheven, besloot men het archief over te dragen aan Het Utrechts Archief. Naast het fysieke archief met een omvang van tien meter, droeg de groep ook vele digitale documenten over. Dit digitaal erfgoed kon mooi als voorbeeld dienen voor een digitaal testarchief van een particuliere archiefvormer.

Tussen 1989 en 2009 maakte Growing up in Public meer dan 80 theatervoorstellingen. Twintig jaar theatergeschiedenis legde men vast in een website.

Testarchief 1: digitaal archief projectbureau Leidsche Rijn

Van het projectbureau Leidsche Rijn ontving Het Utrechts Archief een serie digitale tekeningen van gebouwen die in deze nieuwe wijk zijn gerealiseerd. Ook van gebouwen die nog niet het ontwerpstadium zijn ontstegen, zoals bijvoorbeeld de woontoren Belle van Zuylen, zijn tekeningen aanwezig.

Van deze tekeningen is de voorwaarde van digitaal bewaren extra urgent: uitprinten heeft geen nut, aangezien de tekeningen een drie-dimensionale weergave bevatten.

Een pilot: “Gebruik Digitaal Depot”

Een van de meest spannende fases van een pilot is het echte testdraaien: kijken of datgene wat je hebt ook echt werkt.

Op 23 mei 2008 heeft het Convent van Directeuren zijn akkoord op het voorstel van het Nationaal Archief en Het Utrechts Archief om een gezamenlijke pilot van de Regionaal Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief te starten gegeven. En na een gedegen voorbereiding zouden in augustus en september de testsessies worden uitgevoerd.

Doel van de pilot is het toetsen van een dienstverlening van het Nationaal Archief aan de RHC's en andere archiefinstellingen. Het uitgangspunt is hierbij dat de RHC's de Digitale Depot Software ontwikkeld door het Nationaal Archief, kunnen gebruiken voor de opslag, het beheer en de beschikbaarstelling van hun digitaal archiefmateriaal. Naast de al bestaande samenwerking tussen het Nationaal Archief en het Gemeentearchief Rotterdam wordt met de pilot ook onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een samenwerkingsverband met tussen RHC’s en het Nationaal Archief.

De pilot wordt uitgevoerd door Het Utrechts Archief (HUA), het Noord-Hollands Archief (NHA) en het Zeeuws Archief (ZA). Samen vormen zij het kernteam RHC’s en nemen zij de operationele uitvoering van de pilot op zich.

Hoewel het project beperkt is tot het Nationaal Archief en de RHC's, zijn de resultaten zeer relevant voor andere archiefdiensten in Nederland. Na afloop van de pilot wordt er een evaluatierapport opgeleverd aan de opdrachtgever: het Convent.

Op dat moment kunnen de RHC's besluiten of zij dit pad van een gedeelde digitaal depotvoorziening verder zullen volgen en kunnen andere archiefdiensten de verworven inzichten voor hun eigen besluitvorming gebruiken.

Wie is wie?

Voordat de pilot van start ging, is er goed nagedacht over de projectinrichting: wie zitten er aan de knoppen?

Het kernteam wordt gevormd door Het Utrechts Archief, het Noord-Hollands Archief en het Zeeuws Archief en staat onder voorzitterschap van Jeroen van Oss, gemeentearchivaris te Utrecht en archiefinspecteur. De andere leden van het kernteam zijn:
• Annelot Vijn (HUA) - projectgroep Digitaal Depot en beheerder Mais-Flexis
• Klaartje Pompe (NHA) – hoofd Beheer
• Hanneke van Aalst (ZA) – hoofd Informatie en Kennis

Vanuit het Nationaal Archief wordt de werkgroep aangevuld door Ruud Yap, medewerker Digitale Selectie, Jacques Bogaarts, senior adviseur Digitale Duurzaamheid en Cees Loef namens Sogeti verantwoordelijk voor de technische realisatie van het Digitaal Depot.

Daarnaast gaven natuurlijk vele medewerkers van HUA, ZA, NHA, Sogeti en NA hun ondersteuning aan de pilot.

De pilotwerkgroep wordt aangestuurd door een stuurgroep bestaande uit de directeuren van de deelnemende RHC’s en de programmamanager ECultuur van het Nationaal Archief.

Opzet van de testsessies

In de vestiging van Het Utrechts Archief aan de Alexander Numankade was gedurende augustus-september 2009 een testlokaal ingericht. Hierin stonden vier PC's die via een lijnverbinding waren aangesloten op de de computer van het Test Digitaal Depot van het Nationaal Archief in Den Haag.

De testsessies werden in twee groepen van maximaal zeven personen uitgevoerd. Op de dinsdagen kwam een groep bij elkaar die aan de slag ging met testarchief 1: digitale tekeningen van een overheidsinstantie, het Projectbureau Leidsche Rijn. De andere groep kwam op donderdag bijeen en oefende met testarchief 2, een archief van een particuliere archiefvormer: theatergroep Growing up in Public uit Utrecht.

Bij elke sessie werden de contacten tussen de testers en de servicedesk van het Nationaal Archief onderhouden door één tussenpersoon, een zogenaamde Single Point of Contact (SPOC).

In iedere sessie werd gewerkt aan het testen van de applicatie en aan het vertrouwd raken met digitale beheerprocessen aan de hand van opdrachten rond een realistisch testarchief, afkomstig van een archiefvormer van Het Utrechts Archief. Het testen gebeurde in koppels van twee personen per computer. De een vervulde de rol van archiefvormer, de ander van archiefontvanger/-beheerder. Tijdens de eerste twee sessies werd iedere keer het hele testscenario doorlopen. In de derde sessie werd er getest zonder testscenario. Zodoende was er tijd om de applicatie goed onder de knie te krijgen. De eerste indrukken na sessie 1 en 2 werden vastgelegd, na sessie 3 werden de definitieve verbeterformulieren ingevuld.

Daarnaast werd getracht meer inzicht te krijgen in de werkprocessen rondom digitaal archiveren, om zodoende beter de digitaal depot-applicatie te kunnen beoordelen en een beter beeld te krijgen van benodigde organisatorische, personele en technische randvoorwaarden voor een archiefdienst. Het ging hierbij vooral om ervaring opdoen en niet om nu al de processen in te richten. Ook hiervoor werd in iedere sessie per koppel een opdracht uitgevoerd, waarvan de resultaten daarna besproken werden. In de laatste sessie werden de bevindingen gebundeld in een handboek. Dit handboek zal als startpunt dienen voor de uiteindelijke inrichting van de processen.