De eindrapportage!

Het is al enige tijd geleden dat wij iets van ons hebben laten horen, maar het was een turbulent begin van het jaar. Op 14 januari is ons evaluatierapport officieel aanvaard door het consortium van Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief. Het rapport is hier te downloaden.


Met het rapport is een grote stap gezet richting de realisatie van een gedeeld e-Depot. Naar aanleiding van de pilot is er vastgesteld dat er voldoende perspectief bestaat om de samenwerking te vervolgen. Er worden het komende half jaar een drietal vervolgopdrachten worden uitgevoerd gebaseerd op de adviezen van de stuurgroep van de pilot.

Samengevat zijn de volgende vervolgopdrachten ingezet naar aanleiding van de eindrapportage.

1. Applicatie: doorontwikkeling en validatie van de digitaal depot applicatie op basis van de randvoorwaarden gesteld in de eindrapportage van de pilot;
2. Financiering: uitwerking van een gemeenschappelijke investeringsbegroting met een - toedelingvoorstel voor de beheersing en dekking van de digitaal depotvoorziening;
3. Organisatie: ontwikkeling van een implementatiedraaiboek en business rules.

Het consortium vormt de stuurgroep voor deze vervolgopdrachten en de uitvoering van de opdrachten belegd bij drie werkgroepen.

Deze werkgroepen zullen worden samengesteld uit leden van het bestaande kernteam aangevuld met medewerkers van de andere consortiumleden. Ieder consortiumlid zet een medewerker in voor een van de werkgroepen. De werkgroepen zullen uiterlijk in oktober van dit jaar de verschillende resultaten opleveren aan de stuurgroep en daarmee aan het consortium. Er zal daarnaast in mei een tussenrapportage worden gepresenteerd tijdens een tussentijdse vergadering van consortium. Meer nieuws volgt na de vorming van de werkgroepen: kijk dus uit naar de volgende blog!

Het einde in zicht?

Vandaag is het dan zo ver. Na een aantal weken intensief schrijven, is de conceptrapportage over de pilot naar de stuurgroep verzonden. Zij gaan hier op studeren. Op 15 december zullen de stuurgroepleden het rapport gezamenlijk bespreken waarna wij de punten op de i zullen zetten. Daarna is het de beurt aan de opdrachtgever. Het Convent zal zich in januari kritisch buigen over de aanbevelingen en zal besluiten: hoe nu verder? Die vraag hebben wij ons natuurlijk al gesteld, want de pilot mag dan fysiek vrijwel afgerond zijn, we hebben nog genoeg te doen. Wat dacht u van een post pilot programma? Een PPP dat bij uw instelling langskomt om de ervaringen live toe te lichten? Wij zijn er mee bezig. Maar voor vandaag is ons werk voorlopig  klaar.

De organisatie en de processen

We hebben inmiddels de eerste concepthoofdstukken besproken van het evaluatierapport. We komen langzaam op gang. Het is lastig om dicht bij de pilot te blijven. Veel bevindingen raken aan fundamentele zaken: wat is digitaal archiveren? Is mijn organisatie klaar om te werken met een digitaal depot? Wil ik als organisatie alles zelf blijven doen of besteed ik taken uit aan andere partijen? Het blijkt dat het managen van de (digitale) archiveringsprocessen nog het makkelijkste is. Strikt genomen veranderden die processen niet en moet onze aandacht uitgaan naar de veranderde activiteiten binnen een proces. Bij nieuwe activiteiten horen ook nieuwe competenties. Een ander evaluatieonderdeel betreft het managen van mensen. Wat moet de digitale archivaris kunnen? Hetzelfde als de analoge archivaris? We weten in ieder geval dat we de aankomende jaren beide experts nodig hebben, want het wordt papier én digitaal en zeker geen papier of digitaal. Als afgeleide van de pilot is er ook ander nieuws: in afwachting van de aanstaande nieuwe release van de PLATO tool, zullen enkele RHC’s deelnemen aan PLANETS casestudies. Ook op dat vlak kunnen we dus resultaten verwachten. Hoe dan ook: het zijn drukke dagen.

Vergaderen en dan... schrijven!

Tijdens het testen lijkt alles heel helder: je weet wat je moet doen want er ligt een testscript voor je neus. Bovendien kun je pragmatisch aan het werk gaan. Het verwerken van bevindingen in een evaluatie is een stuk zwaarder: welke structuur kiezen we? Na een pittig overleg lijken de kaders duidelijk. De oorspronkelijke doelstellingen van de pilot kennen we:

1. aantonen dat deze vorm van dienstverlening van het Nationaal Archief aan RHC’s technisch en organisatorisch mogelijk is;
2. duidelijkheid krijgen over de noodzakelijke randvoorwaarden, zoals taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
3. duidelijkheid krijgen over de consequenties, zoals benodigde middelen, techniek, capaciteit en competenties;
4. het creëren van inzicht en draagvlak bij RHC’s op het gebied van nieuwe, digitale vakmethodieken.

In de evaluatie pakken we deze doelstellingen aan via de INK aandachtsgebieden. Binnen elk van deze vlakken kijken we naar de gewenste situatie bij een RHC: welke criteria stellen we en wat is het verwachtingspatroon? De testbevindingen geven ons de mogelijkheid om een match te maken tussen Digitaal Depot en de verwachtingen en eisen van RHC’s. Op basis van die match zullen we in het evaluatierapport schetsen welke maatregelen er genomen zouden moeten worden om aan te kunnen sluiten op een Digitaal Depot.

De structuur van het rapport staat dus, maar nu de inhoud nog.

Ketelaarlezing 2009 en het beheer van digitaal archief

Op 8 oktober 2009 werd de 7e Ketelaarlezing verzorgd door Martin Berendse, directeur van het Nationaal Archief en algemeen rijksarchivaris. Tijdens de lezing die als titel had Het Archief als Open Source. Over het recht op informatie, openbaarheid van bestuur en digitale toegankelijkheid ging hij onder andere in op het beheervraagstuk van archieven en sprak hij over de voordelen die samenwerking op het gebied van digitale archivering kan hebben. Iets waar wij ons tijdens de pilot op operationeel niveau nadrukkelijk over gebogen hebben. De lezing is samengevat op de website van het Nationaal Archief, maar is integraal te horen en te zien op YouTube. In deel 4 van de lezing gaat Berendse in op het beheervraagstuk.

Evaluatiebijeenkomst en discussie

De drie deelnemende pilot RHC’s kwamen ’s middags bij elkaar om de bevindingen over de testcyclus met de Digitaal Depot software door te nemen.

Met ons allen deelden we het gevoel dat het mooi is dat de software beschikbaar is voor RHC’s en andere archiefinstellingen maar dat de applicatie in zijn huidige vorm nog niet aansluit op onze werkprocessen. De processen en benadering vanuit het Nationaal Archief verlopen hier en daar anders dan bij kleinere archieforganisaties.

Eigenlijk is de conclusie dat hoe meer we als RHC’s ermee bezig zijn en al testend ‘met de voeten in de klei’ staan er nieuwe relevante vragen ontstaan. Bijvoorbeeld: Welke metadata worden waar opgeslagen? Bij de opname wordt het digitale archief met metadata opgeslagen in het Digitale Depot. Duurzaam en ‘in steen gehouwen’. Als je na overbrenging je toegang nog wil verbeteren, doe je dat nu met een beheerapplicatie, als MAIS-Flexis of Atlantis. Waar beheer je dan de geactualiseerde metadata? Welk systeem is leidend?

Door het testen van de digitaal depotsoftware maken we kennis met het verschijnsel ‘general agreement’ met zorgdragers: een soort mantelovereenkomst voor overbrenging, aangevuld door ‘transfer schedules’. Gaan wij als RHC’s ook zo werken?
Hoe dan ook was de door het Nationaal Archief geboden ondersteuning tijdens het testen met een helpdesk en begeleiding prima en daar hebben we ook regelmatig gebruik van gemaakt.

Komende weken werken we hard verder aan de eindevaluatie.

Planning voor de evaluatie

Nu de testcycli zijn afgerond is het tijd om de evaluatie invulling te geven. Er moet nog veel gebeuren en er moet nog veel besproken worden. In ieder geval is de planning gemaakt en zijn de kaders gesteld. Tot november wordt het hard werken voor het kernteam. Medio januari 2010 zal het evaluatierapport moeten worden opgeleverd aan het convent.